Como montar uma sala de reunião na sua empresa?

Um espaço de reuniões precisa refletir o profissionalismo da empresa; veja como escolher móveis, tamanho, decoração e muito mais

Toda empresa com estrutura física precisa ter uma sala de reuniões. Além dos materiais de escritório, é essencial ter uma estrutura que comporte uma boa quantidade de pessoas e ofereça uma boa acústica para que todos possam falar e ouvir adequadamente.

Mas, para quem não pode gastar muito, esse espaço pode parecer um investimento relativamente alto. Por isso, é preciso saber quais os recursos certos para investir.

Com um bom espaço e os móveis certos, o trabalho flui com muito mais facilidade. Entenda agora como criar uma sala de reunião bonita, simples e funcional:

Tamanho

Quando o assunto é sala de reuniões, é melhor sobrar espaço do que faltar. Afinal, quando se abre uma empresa, a intenção é de que ela cresça e se expanda. Portanto, pense em um local que comporte pelo menos oito pessoas. Senão, dependendo do tamanho da empresa, a mesma reunião precisará ser feita várias vezes para que todos os funcionários fiquem cientes do assunto tratado.

Tipo de público

Uma empresa atende a diferentes públicos, mas, no ambiente de trabalho, o que importa é a satisfação do público interno, de suas equipes. Por exemplo: um escritório de advocacia visualmente não será o ambiente mais adequado para uma agência de publicidade.

Assim como toda a estrutura do local de trabalho, a sala de reunião deve levar os públicos em consideração. Na hora de escolher cores, tamanho, design de móveis e decoração, veja se vai se reunir com um público mais sério ou descontraído, clássico ou contemporâneo, jovem ou maduro.

Minimalismo

Algo que independe do tipo de público é a discrição. Uma sala de reuniões não pode chamar mais atenção do que o assunto pautado. Além disso, é crucial que ela tenha espaço suficiente para o uso de um telão, por exemplo, ou de outros recursos tecnológicos que possam auxiliar o orador.

Opte por objetos decorativos que possam mostrar a personalidade da empresa mas que não atrapalhem o uso dos móveis. Quadros, móveis adequados e uma iluminação difusa já dão conta de decorar o ambiente.

A mesa de reunião não precisa ter um objeto decorativo. Nesse caso, o ideal é colocar porta-canetas e blocos de papel para auxiliar os participantes. Mas é possível explorar as paredes com anúncios que a empresa criou (no caso das agências de publicidade), matérias de sucesso (assessorias de comunicação) ou plantas exibidas como obras de arte (engenharia).

Cadeiras

Reuniões podem ser longas, dependendo de seu motivo. Desenvolvimento de projetos, brainstormings e treinamentos podem exigir bastante tempo e esforço dos participantes. Portanto, priorize cadeiras confortáveis e ergonomicamente pensadas para quem trabalha muitas horas sentado.

Escolha modelos com bordas arredondadas, que distribuem melhor o peso. As rodinhas também ajudam a manter o conforto e facilitam a movimentação. Além disso, elas precisam ter altura, braços e apoio da coluna reguláveis, já que a altura dos participantes da reunião varia. Por fim, procure pelas cadeiras que contam com certificação ABNT.

A quantidade de cadeiras deve ser proporcional ao tamanho da mesa, pois isso garante o conforto durante o trabalho. Dez cadeiras para uma mesa de oito pessoas não garante uma boa distribuição de espaços.

Mesa

Pense em uma mesa corporativa, que é mais espaçosa e traz o profissionalismo de que sua empresa necessita. Quanto ao formato, é algo que deve refletir a identidade da empresa. Veja:

• retangular: mais espaçosa, é sofisticada e, ao mesmo tempo, combina com diferentes tipos de empresa;
• oval: é mais moderna e ideal para empresas mais arrojadas, que sentem a necessidade de oferecer novidades constantemente;
• quadrada: menos convencional, traz uma ideia de igualdade, já que todos os lados têm o mesmo tamanho. Ótima para espaços pequenos e com menor circulação de pessoas.

Como dito, considere uma quantidade mínima de oito pessoas na hora de escolher sua mesa.

Nichos

Os nichos são pequenos espaços colocados em paredes que podem servir para colocar livros, arquivos e objetos de decoração. Menores, podem fazer o mesmo papel que estantes, mas numa proporção menor. Podem ser externos (espaços acoplados à parede) ou internos (é feito um buraco na parede para inseri-los). São uma ótima alternativa para espaços pequenos.

Fiação

Toda a sala de reuniões precisa estar preparada com pontos elétricos para receber equipamentos eletrônicos. Isso evita fios espalhados pelo chão ou o uso de uma mesma tomada para diversos equipamentos, o que pode resultar em curto-circuito